Oder anders: Warum Personalpronomen uns alle angehen und nicht nur marginalisierte Gruppen
Stell dir vor, du hast dir gerade eine Tasse Kaffee geholt und bei der Gelegenheit mal wieder mit dem Kollegen aus dem Vertrieb geschnackt. Die Sonne scheint durch dein Fenster und erwärmt das Büro. Oder kurz: du bist bestens gelaunt. Da macht es “pling” und dein Rechner signalisiert: Du hast eine neue E-Mail von Alex Müller. Du machst sie auf. Eine freundliche Anfrage zu deinem Produkt – so kann der Tag weitergehen.
Du bist voller Tatendrang, klickst auf “antworten” und beginnst zu schreiben.
“Sehr geehrter Herr …,”
Äh Moment mal. Ist Alex ein Mann oder eine Frau? Was, wenn ich die Person falsch anschreibe? Peinlicher geht’s nicht. Und natürlich willst du das vermeiden. Also erstmal den Namen in die Suchmaschine eingeben. Awww, es gibt ganz schön viele Alex Müller. Die gesuchte Person findest du auf Anhieb nicht.
Also rufst du deine Kollegin aus der Personalabteilung an und fragst sie um Rat … ruckzuck ist eine halbe Stunde rum. Für eine kurze Antwort auf eine E-Mail.
Ich habe solche Situationen echt schon so oft erlebt. Ob Behördenschreiben, Projektanfragen, Bewerbungen oder Zoommeetings – etliche Male saß ich ratlos vor dem Bildschirm und wusste nicht, wie ich eine Person anschreiben oder ansprechen soll.
Auf der anderen Seite hatte ich mal einen Mitarbeiter mit einem geschlechtsneutralen Vornamen, einem sogenannten Unisex-Vornamen. Das sind zum Beispiel Alex, Flo, Luca oder Toni. Er wurde in schriftlicher Korrespondenz meist mit “Frau” angesprochen und war tierisch genervt.
Die elegante Lösung mit Pronomen kannte ich damals leider noch nicht.
Vielleicht hast du bei Instagram, TikTok oder LinkedIn schon mal gesehen, dass eine Person Personalpronomen hinter dem Namen stehen hat. Zum Beispiel “sie/ihr”, “er/ihm” oder “they/them”. Was es mit Pronomen auf sich hat und warum sie in der E-Mail-Signatur eines modernen Unternehmens unverzichtbar ist, beschreibe ich in diesem Artikel. Du bekommst die 5 Top Gründe, warum das so wichtig ist und einen genauen Ablaufplan, wie du die Maßnahme angehst. Inkl. einem Beispiel für ein internes Anschreiben an die Mitarbeitenden.
Let’s go!
Pronomen in der E-Mail-Signatur
Personalpronomen in der E-Mail-Signatur sind eine kleine Ergänzung mit großer Wirkung. Sie helfen nicht nur dabei, Peinlichkeiten und unangenehme Situationen zu vermeiden, sondern zeigen auch Respekt und Wertschätzung für alle Geschlechtsidentitäten. Und nein, das ist kein neumodischer Schnickschnack oder nur für eine kleine Gruppe relevant. Es ist eine echte Erleichterung für den gesamten Arbeitsalltag von allen – auch wenn der Anstoß für die Verwendung von Personen ausging, die sich nicht im binären Geschlechtersystem wiederfinden.
Veränderungen, die für eine marginalisierte Gruppe konzipiert oder einer betroffenen Gruppe initiiert wurden, am Ende jedoch einer viel größeren Gruppe das Leben vereinfacht, gibt es viele. Man nennt das den Curb-Cut-Effekt und wenn wir schon beim Thema sind: E-Mails gehören auch dazu. Der schwerhörige Vinton G. Cerf gilt als einer der Väter des Internets und sein Ansporn war deshalb die schriftliche Kommunikation zu verbessern. Zum Beispiel mit E-Mails. Interessant, nicht wahr?
Doch zurück zu den Pronomen.
Was sind Pronomen überhaupt?
Bisschen Schulunterricht zur Auffrischung muss an der Stelle sein.
Pronomen sind kleine, aber mächtige Wörter, die wir im Alltag ständig verwenden. Sie ersetzen Substantive und machen unsere Sprache flüssiger.
Zum Beispiel:
Lisa hat ein Fahrrad. Sie fährt jeden Tag damit zur Arbeit. Ihr Fahrrad ist blau.
Marc liebt Kaffee. Er trinkt 5 Tassen täglich. Ihm gehört die große Tasse.
In diesen Sätzen sind „sie/ihr“ und „er/ihm“ Personalpronomen oder auch persönliche Fürwörter – sie stehen für Lisa (weiblich) und Marc (männlich). So hast du das vielleicht auch schon mal auf Social Media gesehen – bestenfalls bei mir 😉
Silke Schumacher (sie/ihr)
Es handelt sich hierbei um Personalpronomen auf die Fragen “Wer?” (Nominativ) und “Wem?” (Dativ). Die Nennung beider Formen setzt sich immer mehr durch.
Soweit so klar. Aber warum mache ich das? Nun, nicht alle Menschen wissen, dass Silke ein eher weiblicher Vorname ist. Schon wenn ich hier, 20 km entfernt, über die deutsch/französische Grenze fahre, ist Silke kaum bekannt. Trotzdem möchte ich, wenn möglich, doch gerne als Frau angesprochen werden, denn das ist meine Geschlechtsidentität. Die Pronomen helfen also in der Kommunikation und je öfter wir sie verwenden, desto normaler werden sie. Hab ich für dich getestet.
Warum ist das mit den Pronomen ein Thema?
Die Gesellschaft hängt da ein bisschen hinterher – die Wissenschaft ist längst weiter. Seit spätestens Anfang der 2000er ist sich die Biologie sicher: Es gibt mehr als zwei Geschlechter. Das binäre System „männlich/weiblich“ kann nicht alle Menschen abbilden.
Die Vorstellung, dass das Geschlecht allein anhand der primären Geschlechtsorgane bestimmt wird, ist überholt. Es sind viele Faktoren, die zusammenwirken – Geschlechtsorgane, Gehirn, Chromosomen und Hormone. Logisch also, dass Geschlecht eher ein Spektrum als zwei Pole ist.
Wenn wir das verinnerlichen, wird vieles einfacher – auch das Gendern, by the way. Aber das ist ein anderes Thema.
Wenn „männlich“ und „weiblich“ als Kategorien nicht ausreichen, haben wir ein sprachliches Problem: Wie bilden wir das Spektrum ab, wenn „er“ und „sie“ nicht für alle passen?
Neopronomen – Sprache im Wandel
Es gibt bisher keine festen Regeln, um diese wissenschaftlichen Erkenntnisse sprachlich abzubilden. Sprache wird gerade neu verhandelt – übrigens nicht nur im Deutschen, sondern auch in vielen anderen Sprachen mit grammatikalischem Geschlecht.
Im Englischen wird zum Beispiel „they/them“ als Pronomen für nicht-binäre Personen verwendet. Daran angelehnt nutzen manche im Deutschen „dey/dem“:
Marc liebt Kaffee. Dey trinkt fünf Tassen täglich. Dem gehört die große Tasse.
Natürlich brauchen wir gesellschaftlich eine Lösung – denn diese Menschen existieren. Für viele, die mit einer klaren binären Geschlechtsidentität aufgewachsen sind, mag das ungewohnt sein. Aber genau deshalb ist es wichtig, darüber zu sprechen – für einen wertschätzenden Umgang miteinander.
Es gibt viele weitere Neopronomen und Vorschläge, die diskutiert werden. Eine vollständige Liste wäre nie möglich, weil Sprache sich immer weiterentwickelt. Und genau das passiert gerade.
5 Gründe, warum Pronomen in der E-Mail-Signatur stehen sollten
1. Klare Zuordnung bei internationalen Namen
Die Arbeitswelt wird globaler, und Namen sind oft nicht eindeutig einem Geschlecht zuzuordnen. Ein Beispiel:
- Andrea ist in vielen Ländern ein weiblicher Name, in Italien jedoch männlich.
- Sascha ist in Deutschland meist männlich, in Bulgarien jedoch oft weiblich – und in manchen Ländern ein Unisex-Name.
Mit Pronomen in der Signatur entfällt das Rätselraten, und Missverständnisse werden vermieden.
2. Unisex-Namen und kulturelle Unterschiede berücksichtigen
Unisex-Namen werden immer häufiger verwendet – in Deutschland genauso wie in anderen Kulturkreisen. Einige Beispiele:
- Deutschland: Alex, Mel, Olli, Sigi, Ulli
- USA: Andy, Jules, Taylor, Terry
- China: Chen, Kai, Lin, Tao
- Türkei: Deniz, Can, Firat, Onur
- Hebräisch: Noa, Eli, Esra, Isa
- Namibia: Deka, Kafi, Osei, Tuni
Wir können nicht immer wissen, welches Pronomen jemand nutzt – eine Signatur mit Pronomen schafft Klarheit.
3. Nicht-binäre Menschen vor Misgendern schützen
Misgendern bedeutet, jemandem das falsche Geschlecht zuzuweisen – oft unabsichtlich, aber dennoch verletzend. Stell dir vor, du wirst ständig mit einem falschen Namen angesprochen, und egal, wie oft du es korrigierst, es ändert sich nichts. Genauso fühlt sich falsches Gendern für betroffene Personen an.
Pronomen helfen, solche Fehler zu vermeiden und Respekt in der Kommunikation zu zeigen.
4. Einen sicheren Rahmen für alle Mitarbeitenden schaffen
Ein häufiger Einwand: „Sollen doch diejenigen Pronomen angeben, die es betrifft!“
Doch genau das führt dazu, dass sich Einzelne exponiert fühlen. Wenn nur Robin aus der Personalabteilung „(sie/ihr)“ in die Signatur schreibt, fällt sie auf – und das kann unangenehm sein. Wenn jedoch alle Pronomen nutzen, wird das Thema normalisiert.
Führungskräfte haben hier eine besondere Verantwortung: Sie geben die Richtung vor und setzen mit einer angepassten Signatur ein klares Zeichen für Inklusion.
5. Ein Zeichen für eine wertschätzende Unternehmenskultur setzen
Mit Pronomen in der E-Mail-Signatur zeigt ihr nach innen und außen, dass euer Unternehmen für Respekt und Vielfalt steht. Diese Maßnahme ist kostenlos, einfach umsetzbar und hat eine große Wirkung auf das Arbeitsklima.
So führst du die Maßnahme „Pronomen in der E-Mail-Signatur“ im Unternehmen ein
1. Führungskräfte als Vorbilder einbinden
Führungskräfte sollten mit gutem Beispiel vorangehen. Trefft euch deshalb zunächst in einer Führungsrunde und besprecht das Thema. Wichtig ist, dass alle Führungskräfte gut informiert sind, sicher argumentieren können und die Maßnahme aktiv mittragen.
Bestimmt in dieser Runde 1–2 Ansprechpersonen, die für Rückfragen aus der Belegschaft zur Verfügung stehen. Diese Personen werden im späteren Anschreiben explizit erwähnt.
2. Information unternehmensweit verbreiten
Damit alle Mitarbeitenden Bescheid wissen, nutzt die internen Kommunikationskanäle eures Unternehmens. Entscheidend ist, dass die Informationen verständlich vermittelt werden und Mitarbeitende eine Argumentationshilfe erhalten, falls externe Personen oder Kund*innen nachfragen.
Je nach Unternehmensgröße gibt es verschiedene Möglichkeiten, zum Beispiel:
- Eine E-Mail an alle mit einem Link zu einem Infotext im Intranet
- Eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Infoblätter am Empfang abgeholt werden können
- Ein Team-Meeting, in dem die Maßnahme vorgestellt wird, mit einer Dokumentation für alle, die nicht teilnehmen können
3. Freiwilligkeit betonen
Niemand soll gezwungen werden, die Pronomen in die Signatur aufzunehmen. Es geht darum, eine offene und wertschätzende Unternehmenskultur zu fördern. Wenn Führungskräfte mitziehen, wird das Thema schnell normalisiert.
4. Fragen und Unsicherheiten zulassen
Die wenigsten werden sich schon intensiv mit Pronomen beschäftigt haben – und das ist völlig in Ordnung. Offene Fragen sollten willkommen sein. Dafür stehen die bereits benannten Ansprechpersonen bereit.
5. Einheitliche Signaturvorlage bereitstellen
Damit die Pronomen einheitlich integriert werden, sollte eine klare Mustervorlage vorgegeben werden, z. B.:
Erika Musterfrau (sie/ihr)
HR Managerin | Musterfirma GmbH
erika.musterfrau@musterfirma.de
Beispiel-Anschreiben an die Mitarbeitenden
Betreff: Einführung von Pronomen in der E-Mail-Signatur
Liebes Team von Musterfirma,
unsere Arbeitswelt wird immer vielfältiger – und damit auch unsere Kommunikation. Namen und Anreden sind nicht immer eindeutig einem Geschlecht zuzuweisen. Um Missverständnissen vorzubeugen, führen wir die Möglichkeit ein, Pronomen in der E-Mail-Signatur anzugeben.
Warum?
Klare Ansprache: Internationale oder geschlechtsneutrale Namen lassen oft keine eindeutige Zuordnung zu.
Wertschätzung und Inklusion: Die Angabe von Pronomen erleichtert allen Beteiligten die Kommunikation und zeigt Respekt für unterschiedliche Identitäten.
Vorreiterrolle: Als Unternehmen setzen wir ein Zeichen für eine offene und diverse Unternehmenskultur.
Wie setzen wir das um?
Die Angabe der Pronomen ist freiwillig, aber ausdrücklich erwünscht. Wer sich beteiligen möchte, kann die folgende Vorlage für die Signatur nutzen:
Erika Musterfrau (sie/ihr)
HR Managerin | Musterfirma GmbH
erika.musterfrau@musterfirma.de
Falls Sie Fragen haben oder unsicher sind, stehen Ihnen [Ansprechperson 1] und [Ansprechperson 1] aus [Abteilung] gerne zum Gespräch zur Verfügung.
Vielen Dank, dass wir gemeinsam ein wertschätzendes Arbeitsumfeld gestalten.
Herzliche Grüße
[Name] [Pronomen]
[Position]
Fazit – So einfach kann gelebte Diversität sein
Pronomen in der E-Mail-Signatur sind eine einfache Möglichkeit, ein wertschätzendes Arbeitsumfeld zu schaffen und einen Schritt Richtung inklusiver Kommunikation zu gehen. Es braucht nur ein paar Buchstaben – aber sie können die Welt für viele Menschen ein großes Stück angenehmer machen. Das ist genau das Zeichen von Respekt und Offenheit, das dein Unternehmen für die Zukunft braucht.
Dein erster Schritt? Jetzt handeln.
Abonniere meinen Newsletter – ich zeige dir, wie du in kleinen Schritten Diversity-Maßnahmen für eine zukunftsorientierte Unternehmenskultur in deinem Unternehmen etablierst.
Credits Bilder: Titel von Stephen Phillips – Hostreviews.co.uk auf Unsplash. Bild „My pronouns are“ von Alexander Grey auf Unsplash. Bild „They/Them“ von Katie Rainbow 🏳️🌈 auf Unsplash
